Arxivers sense lligall

El passat dimecres 21 de maig, l’Associació d’Arxivers va organitzar un curs sobre el format PDF. Durant la sessió vam repassar les característiques d’aquest format i el seu potencial, parant especial atenció al format PDF/A. 

En general, el curs va ser interessant. Molt aviat el format PDF/A sortirà publicat com a norma ISO i probablement es convertirà en el format “oficial” per conservar a llarg termini els documents electrònics. Així que ja ens hi podem anar acostumant. 

Segons l’AAC aquesta va ser la primera d’un seguit de presentacions sobre productes d’empresa per gestionar documents electrònics que serviran per posar-nos al dia. Esperem a veure de que tracten les properes!!

Sovint ens diuen que els arxivers ens hem d’implicar en el disseny de plantilles de documents i formularis. També ens recorden que hem de participar en el disseny de processos i procediments. Voleu un exemple de document mal dissenyat i de procediment que caldria revisar? Si vau anar a votar el passat diumenge 9 de març ja sabreu de que us estic parlant: les eleccions per escollir els representants al Senat. 

Anem pas a pas. Un ciutadà vol votar a les eleccions al Senat. Primer cal que agafi un d’aquells fulls enormes i poc manejables on hi ha els noms de tots els candidats. Després cal que aconsegueixi un bolígraf i marqui amb una creu els noms dels candidats als que vol donar el seu vot. A continuació haurà de doblegar diverses vegades el full fins que aconsegueixi posar-lo dins d’un sobre massa petit. Si malgrat les dificultats ha decidit arribar fins al final, cal que introdueixi el sobre dins d’una urna per una obertura excessivament estreta. 

Resultat: electors amb fulls amunt i avall buscant una taula que els hi serveixi de suport per marcar les creus i doblegar el paper, paperetes rebregades, sobres que no entren a les urnes, queixes per tot arreu… I això que no he entrat en el recompte de vots… Jo que el vaig patir (fins la mitjanit sumant “creuetes”) us puc assegurar que no va ser gens fàcil. 

Tan parlar de l’impuls a les noves tecnologies i tan parlar de l’Administració sense papers i així anem: plegant i desplegant papers enormes, buscant bolígrafs per fer creuetes, buscant el millor sistema per comptar aquests vots… Quan algú és preocuparà per donar una solució a aquest tema? Quan es començarà a pensar un sistema de vot electrònic? Estem al segle XXI, però diumenge passat semblava que retrocedíem uns quants anys enrere.

Els arxivers som tan espavilats que als metres -que sinó els acompanyem de cap adjectiu sempre són lineals-, els anomenem “metres lineals”. Naturalment ho fem per distingir-los dels “altres metres” no sigui que algú es pensi que parlem en metres quadrats, cúbics o encara millor, metres per segon! Us imagineu? “el meu arxiu te 5000 metres per segon de documentació”.

A més a més ho fem tan bé que fins i tot escrivim “ml” perquè només “m” sembla insuficient.

La veritat és que estic molt intrigada en l’origen d’aquest afegit. Qui va ser el primer en fer-lo servir? perquè? perquè la resta de companys el van seguir? perquè ningú no ens ha corregit fins el moment? és nomenclatura internacional o és només cosa nostra?

Algú té una bona teoria sobre això? Agrairé els vostres comentaris.

Els arxivers hauríem de brindar amb cava cada vegada que s’inaugura algun arxiu!
I no és important si ens sentim o no identificats amb els documents que custòdia. La creació d’un nou arxiu, independentment dels nombrossísims aspectes positius que comporta a nivell cultural, és un pas molt important per al reconeixement de la nostra feina diària.

En aquesta ocasió però, a mi se’m planteja algun dubte: es tracta d’un arxiu de cinema, però únicament de cinema experimental. En què respon això al concepte de fons o de provinença? El CCCB es dedicarà a recollir pel·lícules de diferents productors, limitant-se a les que siguin experimentals. No estarem parlant de una filmoteca? això és un arxiu o una col·lecció? Si és una col·lecció qui serà l’autor que la reuneix? el CCCB? Si és un arxiu com s’establiran els fons, segons els autors? però si un autor treballa altre tipus de cine a més de l’experimental i aquest no s’incorpora a l’arxiu “perquè no és experimental”, no estarem disgregant el seu fons i fent dues divisions fictícies?

Clar que això em porta al cap una altra idea: perquè es pot fer un arxiu només de cinema? perquè es poden fer arxius només de determinats suports? de fotografia, de plànols, de paper…. però no havíem quedat que un arxiu ha de reunir “fons”? i si un productor no produeix només en “determinat format”? i si el nostre director de cinema a més a més fa fotografia li agrada escriure poesia i pinta quadres? quants “arxius de suports” hem de crear per poder custodiar la seva producció? i quina és la diferència entre l’arxiu, el museu, la filmoteca i altres “-teca”?

Vaig treballar amb una beca a una biblioteca d’art que posseïa alguns fons provinents de donacions. Recordo un cas concret on el donant havia fet clàusula expressa al testament remarcant que no volia que el seu fons es disgregués. La biblioteca podia no acceptar el fons però hi havia una part que si volia, una interessant biblioteca d’art. O sigui que l’avarícia va guanyar el seny. Conclusió: el fons estava sense inventariar, sense catalogar i sense oferir-se al públic, perquè la resta del fons només tenia sentit en un arxiu. Bé, cal dir que en tenien advocats cercant un buit legal per poder desfer el fons. Llàstima, se’m va acabar la beca i no puc explicar-vos com va acabar el tema, però alguna cosa em diu que segueix al fons d’un dipòsit oblidat.

Bé, sigui com sigui que anomenem el centre, el que és important és que els documents que custòdia estiguin en bones condicions i a l’abast del públic.

Per si voleu saber més sobre aquesta notícia:

http://www.vilaweb.cat/www/elpunt/noticia?p_idcmp=2676901

http://es.noticias.yahoo.com/ep/20071220/tlc-el-cccb-obre-el-primer-arxiu-de-cine-5da5357.html

 Tots sabem com és de difícil sovint fer entendre que és un arxiver i quina és la seva feina. Jo tinc la convicció que algunes persones no ho acaben d’entendre mai. Evidentment, això repercuteix en el lloc de treball que s’assigna a l’arxiver.

Aquí teniu dos exemples d’arxiu en els que he treballat, quin preferiu?

Crec que l’exemple és prou evident!!

Aquest diumenge s’ha publicat a “El cèntim” (suplement d’economia del diari “Avui”) un article titulat “Bye, bye paper!”. En l’article es parla dels beneficis que comporta la digitalització de documents i l’ús de les noves tecnologies en les empreses (guanyar espai, facilitar l’accés a la informació, …).  

La digitalització de documents és una tendència cada vegada més estesa en el nostre entorn laboral. Els avantatges que comporta són molts i evidents per a tots. Però podem assegurar que els documents que es digitalitzen són autèntics, fiables, integres… i que es podran recuperar quan hagin passat uns anys? Si no es garanteixen aquestes característiques, potser no podrem dir adéu al paper tan fàcilment.

Fa pocs dies vaig assistir al curs de quadres de classificació funcional que organitzava l’ EAPC i l’AAC.

El curs estava dividit en dues parts: els quadres de l’administració i els quadres privats. Aquesta segona part no tenia gaire de funcional, més aviat es tractava de quadres orgànics o potser orgànics-funcionals. Per tant, trobo més apropiat comentar la primera part del curs.

En general haig de dir que em va agradar. El professor, en Joan Domingo, va ser molt explícit en definir la problemàtica amb la que s’enfronta actualment el col·lectiu d’arxivers de la Generalitat: redefinir el quadre de classificació de la Generalitat.

No us penseu que és senzill adaptar-se als estandards internacionals!
Ara mateix tot són dubtes: els nivells, les definicions dels nivells, els termes que s’han de fer servir… Sort que de moment tots tenim clar el que són les sèries!

Bé, és un bon repte i haig de reconeixer que el que més em va agradar del curs va ser precisament tota aquesta problemàtica. 

D’altra banda, crec que el curs va tenir una gran mancança, i és que falten hores per poder fer alguna pràctica, algun disseny de quadre funcional.