Arxivers sense lligall

Som un grup d’arxivers que volem compartir aquest espai d’intercanvi i d’opinió vinculat al món de l’arxivística i als seus professionals.
Esteu convidats a participar-hi deixant els vostres comentaris i afegint el material que creieu interessant.
Totes les opinions són benvingudes i esperem que tothom parli “sense lligall” d’aquells temes que siguin d’interès.

El passat dimecres 21 de maig, l’Associació d’Arxivers va organitzar un curs sobre el format PDF. Durant la sessió vam repassar les característiques d’aquest format i el seu potencial, parant especial atenció al format PDF/A. 

En general, el curs va ser interessant. Molt aviat el format PDF/A sortirà publicat com a norma ISO i probablement es convertirà en el format “oficial” per conservar a llarg termini els documents electrònics. Així que ja ens hi podem anar acostumant. 

Segons l’AAC aquesta va ser la primera d’un seguit de presentacions sobre productes d’empresa per gestionar documents electrònics que serviran per posar-nos al dia. Esperem a veure de que tracten les properes!!

A mitjans de març es van acabar les classes del postgrau de documents electrònics i, per celebrar-ho, onze arxivers vam marxar de viatge de final de curs.

Després de votar si “Roma o Berlín” durant el congrés de la Seu, la destinació escollida va ser la ciutat alemanya. Així doncs, just després de Setmana Santa, uns quants vam fer les maletes i vam marxar cap a Berlín. Quatre dies de vacances per fer turisme, desconnectar de la feina i trencar amb la rutina. Crec que tots hem tornat encantats amb aquesta ciutat tan…funcional.  De fet, per poc l’avió marxa sense nosaltres i ens hi quedem més dies dels previstos…

Ara només ens queda pensar en el treball… Quan el presentem, organitzarem un altre viatge per celebrar-ho?

Sovint ens diuen que els arxivers ens hem d’implicar en el disseny de plantilles de documents i formularis. També ens recorden que hem de participar en el disseny de processos i procediments. Voleu un exemple de document mal dissenyat i de procediment que caldria revisar? Si vau anar a votar el passat diumenge 9 de març ja sabreu de que us estic parlant: les eleccions per escollir els representants al Senat. 

Anem pas a pas. Un ciutadà vol votar a les eleccions al Senat. Primer cal que agafi un d’aquells fulls enormes i poc manejables on hi ha els noms de tots els candidats. Després cal que aconsegueixi un bolígraf i marqui amb una creu els noms dels candidats als que vol donar el seu vot. A continuació haurà de doblegar diverses vegades el full fins que aconsegueixi posar-lo dins d’un sobre massa petit. Si malgrat les dificultats ha decidit arribar fins al final, cal que introdueixi el sobre dins d’una urna per una obertura excessivament estreta. 

Resultat: electors amb fulls amunt i avall buscant una taula que els hi serveixi de suport per marcar les creus i doblegar el paper, paperetes rebregades, sobres que no entren a les urnes, queixes per tot arreu… I això que no he entrat en el recompte de vots… Jo que el vaig patir (fins la mitjanit sumant “creuetes”) us puc assegurar que no va ser gens fàcil. 

Tan parlar de l’impuls a les noves tecnologies i tan parlar de l’Administració sense papers i així anem: plegant i desplegant papers enormes, buscant bolígrafs per fer creuetes, buscant el millor sistema per comptar aquests vots… Quan algú és preocuparà per donar una solució a aquest tema? Quan es començarà a pensar un sistema de vot electrònic? Estem al segle XXI, però diumenge passat semblava que retrocedíem uns quants anys enrere.

Aquesta és una entrada adreçada a arxivers i arxiveres solters i sense compromís.

Fa uns mesos, un arxiver em va explicar el que segons ell era una estratègia infal·lible per lligar. Infal·lible i aparentment senzilla, ja que tota l’estratègia es redueix a una simple pregunta: “arxives o gestiones?”

Si algú decideix posar en pràctica aquest mètode (aviso que jo no m’he atrevit a fer la prova) que ens expliqui els resultats obtinguts. Això sí, si vol tenir alguna possibilitat d’èxit, cal que vigili a quin arxiver fa la pregunta. En cas de fer una mala elecció corre el risc de passar la nit sentint a parlar d’ISOs, records management o standards australians.

Molta sort a tots aquells valents/es que s’atreveixin amb aquesta estratègia!!

I per començar bé l’any… unes fotos!! Són de les Jornades d’arxivística de Terrassa. Ja fa un parell d’anys, però sempre és divertit recordar bons moments.

Al diari Avui s’ha publicat un article sobre els intents que fa el govern britànic per aturar la venda d’arxius de personatges coneguts a altres països.

Des dels Estats Units, especialment des de la Universitat de Texas, s’ofereixen importants quantitats de diners a actors i escriptors per tal d’adquirir els seus fons documentals. Ara el Ministeri de Cultura britànic intenta afavorir que els arxius es quedin al país.

 Si esteu interessats en llegir aquest article, el trobareu a la secció de Cultura i espectales amb el títol de “Fuga d’arxius als Estats Units” (Avui, 31 de desembre 2007/1 de gener 2008).

Aquest diumenge s’ha publicat a “El cèntim” (suplement d’economia del diari “Avui”) un article titulat “Bye, bye paper!”. En l’article es parla dels beneficis que comporta la digitalització de documents i l’ús de les noves tecnologies en les empreses (guanyar espai, facilitar l’accés a la informació, …).  

La digitalització de documents és una tendència cada vegada més estesa en el nostre entorn laboral. Els avantatges que comporta són molts i evidents per a tots. Però podem assegurar que els documents que es digitalitzen són autèntics, fiables, integres… i que es podran recuperar quan hagin passat uns anys? Si no es garanteixen aquestes característiques, potser no podrem dir adéu al paper tan fàcilment.

El dia 26 de novembre es celebra la Jornada Innova.doc al World Trade Center. Aquest any vénen representants dels arxius de Portugal i d’Estonia per parlar de l’e-Administració. Ja esteu inscrits? 

Aquesta vegada ens donen dinar. Crec que els de la pizzeria del costat de l’EAPC ens trobaran a faltar!

 Per recordar la tranquil·litat de la platja de Fisterra