Arxivers sense lligall

Amb motiu de l’arribada de la Pilar i en Manel a la profunda i republicana Texas vam organitzar una visita al Texas State Archive, situat a la poc coneguda capital, Austin.Segons la seva pròpia pàgina web, el Texas State Archive és l’organisme “que s’encarrega de preservar i documentar el patrimoni i la cultura de Texas a través de la seva identificació i acumulació, tot fent que aquesta informació estigui disponible per a la recerca.”

Bàsicament, s’ocupa de la documentació que el govern estatal de Texas va generant des del segle XVIII, alhora que ofereix assistència als governs locals de l’estat que ho sol·liciten.

I bé, doncs, el primer pas consistia en posar-se en contacte amb l’arxiu a través del seu mail genèric, on després d’identificar-nos com a arxiveres, vam expressar el nostre interès en conèixer com funcionaven els arxius dels Estats Units. L’endemà, a primera hora, ja teníem una resposta, aquesta arribava de la mà de la Assistant Director for State Archives, Carolyn Foster.

En el seu mail ens deia que malauradament estaven renovant l’edifici i que no era possible una visita convencional, tanmateix ens expressava el seu interès per trobar-se amb nosaltres i intercanviar “experiències arxivístiques.”

Finalment, el 9 de Juliol vam fer cap a Austin, expectants, davant la nostra primera visita a un arxiu dels Estats Units. En primer lloc ens va sorprendre el tema de la seguretat, i és que no ens va semblar que l’edifici disposés de moltes mesures en aquest sentit, si bé és cert que hi havia un noi que s’encarregava de la seguretat, simplement ens va demanar que anotéssim els nostres noms en un full, però ni arcs, ni passaports, ni res de res, de fet ni tan sols va comprovar que tinguéssim una cita aquell dia. No perdeu de vista que estem parlant d’un dels països amb més obsessió per la seguretat, és clar que…a qui li interessen els arxius?

Un cop dins de l’edifici vam pujar fins el tercer pis, i vam esperar davant de l’oficina que ens havien dit però no semblava haver-hi ningú. Finalment, va aparèixer una noia amb un carro d’arxiu pel passadís, alguns ens vam sentir identificats i li vam demanar si ens podia ajudar. Al cap d’un minut la Carolyn Foster apareixia per la porta.

La veritat és que ens va rebre molt amablement, era una senyora de mitjana edat amb un anglès molt clar (afortunadament). Vam seure al seu despatx i vam començar a xerrar. En primer lloc ens va dir que ella no podia parlar de com funcionaven els arxius dels Estats Units en general, de fet sembla que cada estat té el seu propi sistema arxivístic i que el NARA només s’encarrega dels documents generats pel govern federal, de manera que no interfereixen.

Centrem-nos doncs, en l’estat de Texas i concretament en el Texas State Archive. Una de les accions que més ens diferencien és l’avaluació, allà no s’estan per romanços, eliminen entre un 97 i un 99 per cent de la documentació que reben. Per fer-ho, els arxivers redacten un document (seria l’equivalent a una proposta d’avaluació, però molt més senzill) on especifiquen els motius pels quals no és necessari conservar aquella documentació, l’envien al seu cap per tal que l’aprovi, però pel que ens van dir, generalment sempre dóna el seu vist-i-plau. Imagineu-vos el temps que deuen dedicar a fer aquestes taules d’avaluació!!!!

Pel que fa a l’eliminació física de la documentació va diferenciar dos tipus. En primer lloc tenen els documents amb dades personals, aquests són eliminats per una empresa de destrucció confidencial que s’encarrega de tot el procés. Pel que fa als documents sense dades personals…la veritat és que vam tenir la sensació que anaven directament a les escombraries, ni tan sols ho reciclen.

Respecte els dipòsits, val a dir que cada planta té el seu propi. És curiós perquè tenen la meitat de l’edifici ocupat per les oficines i l’altre meitat pels dipòsits, de manera que tot el pes de la documentació recau sobre una part concreta de l’edifici. Després de demanar-li, ens va ensenyar els de la seva planta i la veritat és que tampoc no tenien res d’especial, les estanteries, que no eren excessivament altes però sí molt llargues, eren fixes, tot i que ens va dir que amb la remodelació de l’edifici les canviarien per compactes automatitzats.

La documentació semblava estar en bon estat i correctament endreçada, i l’espai estava tancat amb clau. Pel que fa a les condicions ambientals, la veritat és que ni feia fred ni feia calor, evidentment, tenint present la calor que fa a fora, tenien l’aire condicionat engegat. El sistema d’extinció d’incendis utilitza l’aigua per sufocar el foc.

Tota la resta es resumeix en una frase, funcionem de la mateixa manera. Per exemple, també tenen problemes d’espai, de fet ens va comentar que utilitzaven empreses de custòdia externa perquè estaven desbordats.

La veritat és que si eliminen gairebé tota la documentació, tenen una història que no va més enllà del segle XVIII (ja sabem que la d’abans no conta) i a més, us ho puc assegurar, els sobre l’espai per tot arreu, imagino que el problema que tenen és econòmic, ja sabem que costa invertir en arxius. El cert és que si tenim present que estàvem visitant l’arxiu d’un estat amb unes dimensions més grans que les d’Espanya, hauríem de concloure que és un arxiu petit.

Respecte la formació dels arxivers…què us he de dir? La Carolyn havia estudiat antropologia i en veure que no trobava feina com antropòloga, va decidir fer estudis d’arxivística, us sona?

I pel que fa a la documentació electrònica, la veritat és que no ens va semblar que tinguessin el tema molt desenvolupat, va dir que potser d’aquí a uns anys…

D’altra banda vam constatar que als Estats Units tampoc no saben ben bé què és un arxiver, la Carolyn ens va explicar que un dia en una festa li van preguntar a què es dedicava i en respondre que era arxivera li van dir: “sabia que existíeu però mai no n’havia conegut a cap.” De fet a mi em va passar el mateix l’estiu passat, quan vaig anar a una “entrevista” a la biblioteca de la Universitat de Ciències de San Antonio, on encara avui no tenen arxiver, em van comentar que quan van dir-li a l’encarregat de qüestions econòmiques que necessitaven un arxiver, va respondre: “un què?”

La nostra corresponsal als Estats Units va concertar fa poc una entrevista amb la Carolyn Foster, Assistant Director for State Archives de la Texas State Library and Archives Commission.

La reunió va ser molt interessant i va servir per fer intercanvi d’opinions sobre la situació dels arxius i els arxivers als nostres respectius països. Curiosament, tenim molts punts en comú amb els col·legues texans, molts d’ells per desgràcia negatius. En els pròxims dies, la nostra companya us farà un resum del que es va parlar.

Per la meva part, haig d’agrair a l’Anna que es posés en contacte amb la Carolyn i em donés la possiblitat de conèixer de primera mà com funcionen els arxius estatals de Texas. Va ser un detall molt bonic i una molt bona experiència.

El passat dimecres 21 de maig, l’Associació d’Arxivers va organitzar un curs sobre el format PDF. Durant la sessió vam repassar les característiques d’aquest format i el seu potencial, parant especial atenció al format PDF/A. 

En general, el curs va ser interessant. Molt aviat el format PDF/A sortirà publicat com a norma ISO i probablement es convertirà en el format “oficial” per conservar a llarg termini els documents electrònics. Així que ja ens hi podem anar acostumant. 

Segons l’AAC aquesta va ser la primera d’un seguit de presentacions sobre productes d’empresa per gestionar documents electrònics que serviran per posar-nos al dia. Esperem a veure de que tracten les properes!!

Fa poc que han tingut lloc les oposicions d’arxivers de la Diputació de Barcelona.

Abans de l’inici de l’examen pràctic, la secretària del tribunal va donar instruccions sobre la prova i va remarcar als presents que no el signessin. El motiu de tanta insistència era que algú havia signat el primer examen, el teòric, i havia calgut “tapar” la seva signatura per no haver d’invalidar l’examen.

Tot un exemple de transparència administrativa!!

Sovint ens diuen que els arxivers ens hem d’implicar en el disseny de plantilles de documents i formularis. També ens recorden que hem de participar en el disseny de processos i procediments. Voleu un exemple de document mal dissenyat i de procediment que caldria revisar? Si vau anar a votar el passat diumenge 9 de març ja sabreu de que us estic parlant: les eleccions per escollir els representants al Senat. 

Anem pas a pas. Un ciutadà vol votar a les eleccions al Senat. Primer cal que agafi un d’aquells fulls enormes i poc manejables on hi ha els noms de tots els candidats. Després cal que aconsegueixi un bolígraf i marqui amb una creu els noms dels candidats als que vol donar el seu vot. A continuació haurà de doblegar diverses vegades el full fins que aconsegueixi posar-lo dins d’un sobre massa petit. Si malgrat les dificultats ha decidit arribar fins al final, cal que introdueixi el sobre dins d’una urna per una obertura excessivament estreta. 

Resultat: electors amb fulls amunt i avall buscant una taula que els hi serveixi de suport per marcar les creus i doblegar el paper, paperetes rebregades, sobres que no entren a les urnes, queixes per tot arreu… I això que no he entrat en el recompte de vots… Jo que el vaig patir (fins la mitjanit sumant “creuetes”) us puc assegurar que no va ser gens fàcil. 

Tan parlar de l’impuls a les noves tecnologies i tan parlar de l’Administració sense papers i així anem: plegant i desplegant papers enormes, buscant bolígrafs per fer creuetes, buscant el millor sistema per comptar aquests vots… Quan algú és preocuparà per donar una solució a aquest tema? Quan es començarà a pensar un sistema de vot electrònic? Estem al segle XXI, però diumenge passat semblava que retrocedíem uns quants anys enrere.

Els arxivers som tan espavilats que als metres -que sinó els acompanyem de cap adjectiu sempre són lineals-, els anomenem “metres lineals”. Naturalment ho fem per distingir-los dels “altres metres” no sigui que algú es pensi que parlem en metres quadrats, cúbics o encara millor, metres per segon! Us imagineu? “el meu arxiu te 5000 metres per segon de documentació”.

A més a més ho fem tan bé que fins i tot escrivim “ml” perquè només “m” sembla insuficient.

La veritat és que estic molt intrigada en l’origen d’aquest afegit. Qui va ser el primer en fer-lo servir? perquè? perquè la resta de companys el van seguir? perquè ningú no ens ha corregit fins el moment? és nomenclatura internacional o és només cosa nostra?

Algú té una bona teoria sobre això? Agrairé els vostres comentaris.

Els temps del comerç il·legal d’armes i el tràfic de drogues han passat a l’història. Ara, el que es porta entre els villanos més dolents del cosmos és la criptografia quàntica amb finalitats perverses.  A Sant Petesburg podeu comprar serveis web per a la distribució de “codi maligne” i phishing.

I des d’aquest blog, ens preguntem….                                                                                                             

ens salvarà el Catcert d’aquesta amenaça?

És temps de superherois…. o d’experts en criptografia quàntica? (Al·ludits facin comentaris a aquesta entrada)

Els arxivers hauríem de brindar amb cava cada vegada que s’inaugura algun arxiu!
I no és important si ens sentim o no identificats amb els documents que custòdia. La creació d’un nou arxiu, independentment dels nombrossísims aspectes positius que comporta a nivell cultural, és un pas molt important per al reconeixement de la nostra feina diària.

En aquesta ocasió però, a mi se’m planteja algun dubte: es tracta d’un arxiu de cinema, però únicament de cinema experimental. En què respon això al concepte de fons o de provinença? El CCCB es dedicarà a recollir pel·lícules de diferents productors, limitant-se a les que siguin experimentals. No estarem parlant de una filmoteca? això és un arxiu o una col·lecció? Si és una col·lecció qui serà l’autor que la reuneix? el CCCB? Si és un arxiu com s’establiran els fons, segons els autors? però si un autor treballa altre tipus de cine a més de l’experimental i aquest no s’incorpora a l’arxiu “perquè no és experimental”, no estarem disgregant el seu fons i fent dues divisions fictícies?

Clar que això em porta al cap una altra idea: perquè es pot fer un arxiu només de cinema? perquè es poden fer arxius només de determinats suports? de fotografia, de plànols, de paper…. però no havíem quedat que un arxiu ha de reunir “fons”? i si un productor no produeix només en “determinat format”? i si el nostre director de cinema a més a més fa fotografia li agrada escriure poesia i pinta quadres? quants “arxius de suports” hem de crear per poder custodiar la seva producció? i quina és la diferència entre l’arxiu, el museu, la filmoteca i altres “-teca”?

Vaig treballar amb una beca a una biblioteca d’art que posseïa alguns fons provinents de donacions. Recordo un cas concret on el donant havia fet clàusula expressa al testament remarcant que no volia que el seu fons es disgregués. La biblioteca podia no acceptar el fons però hi havia una part que si volia, una interessant biblioteca d’art. O sigui que l’avarícia va guanyar el seny. Conclusió: el fons estava sense inventariar, sense catalogar i sense oferir-se al públic, perquè la resta del fons només tenia sentit en un arxiu. Bé, cal dir que en tenien advocats cercant un buit legal per poder desfer el fons. Llàstima, se’m va acabar la beca i no puc explicar-vos com va acabar el tema, però alguna cosa em diu que segueix al fons d’un dipòsit oblidat.

Bé, sigui com sigui que anomenem el centre, el que és important és que els documents que custòdia estiguin en bones condicions i a l’abast del públic.

Per si voleu saber més sobre aquesta notícia:

http://www.vilaweb.cat/www/elpunt/noticia?p_idcmp=2676901

http://es.noticias.yahoo.com/ep/20071220/tlc-el-cccb-obre-el-primer-arxiu-de-cine-5da5357.html

 Tots sabem com és de difícil sovint fer entendre que és un arxiver i quina és la seva feina. Jo tinc la convicció que algunes persones no ho acaben d’entendre mai. Evidentment, això repercuteix en el lloc de treball que s’assigna a l’arxiver.

Aquí teniu dos exemples d’arxiu en els que he treballat, quin preferiu?

Crec que l’exemple és prou evident!!